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La volta scorsa, parlando di fiere, abbiamo anche accennato brevemente un sistema CRM.

Per non dare nulla di scontato, diciamo che un CRM è un sistema che ci permette di gestire il nostro portafoglio clienti e quello dei potenziali clienti, interessati alle nostre soluzioni. L’acronimo CRM sta per Custom Relationship Management ovvero gestione delle relazioni con i clienti.

Sono sicuro che sfogliando tra i vari libri di marketing, web marketing e gestione dei clienti, avrete sicuramente incontrato questo termine. È uno strumento importante. Anzi, direi basilare.

Perché un CRM è importante

Un buon CRM permette di gestire e conoscere le dinamiche dei nostri clienti o potenziali clienti, come si comportano, cosa chiedono, a cosa sono interessati, quanti prodotti hanno, con che frequenza riacquistano e altro ancora.

Non solo. Potete capire come un potenziale cliente si trasforma in un cliente. Ad esempio, quanti contenuti scarica, quante e-mail apre, quante fiere visita prima di riuscire a stabilire un contatto per lui accettabile con la nostra azienda.

Se questo vi dà l’impressione di un sistema tipo grande fratello, beh, non lo è.

Anzi un buon sistema CRM permette veramente di essere, come si dice in gergo, al servizio dei nostri clienti, e trasformarsi in quella benedetta parola che oggi tutti diciamo, cioè in partner.

Un partner in effetti è una persona che ti conosce, che ti dà le cose che ti aspetti, cui tu dai giustamente fiducia, che ti capisce, che è anche capace di anticipare le tue esigenze.

Il più grande nemico della conoscenza non è l’ignoranza, è l’illusione della conoscenza. Daniel J. Boorstin

Scegliere un CRM

Bene, dopo questa introduzione simil-filosofica vediamo come procedere per la valutazione di un buon sistema CRM. E quando dico buon sistema, mi riferisco al fatto che sia adatto alla nostra dimensione aziendale.

Ci sono CRM bellissimi e completi, ma che magari sono troppo la nostra attività, oppure alcuni che sono facili da usare ma sono limitativi per le potenzialità della nostra azienda. Perciò è conveniente fare una scelta oculata e prendersi il giusto tempo.

In queste poche righe non vi dirò il CRM che dovete scegliere per la vostra azienda ma solo tre punti (senza pretesa di esaustività) da tenere in considerazione quando penserete di scegliere il vostro sistema.

Punto 1 – Fate una lista delle vostre necessità

Se non avete mai avuto un sistema CRM o magari avete gestito il vostro database all’interno di un file Excel, il primo consiglio che mi sento di darvi e di stilare le necessità che voi vi aspettate dal CRM.

Ecco alcuni spunti da utilizzare per la vostra valutazione.

• La prima è la facilità di registrare i nominativi interessati al vostro marchio e classificarli in base al loro interesse.
• La seconda è di poterli qualificare facilmente e correttamente, cioè di mettere dentro la scheda del nostro cliente tutti dati che sono importanti per poi gestire il rapporto con lui.
• La terza è di poter gestire e chiudere in maniera positiva o negativa una trattativa e capire il perché se essa è andata a buon fine oppure no.
• Se siete strutturati anche con un reparto marketing con un reparto vendite vi consiglio di dividere virtualmente il CRM in due parti. La parte di acquisizione, che sarà gestita dal marketing. La parte di gestione del cliente e della vendita che invece sarà gestita dalla parte commerciale.

Punto 2 – Investire tempo nella scelta del CRM. Conviene

La scelta del CRM richiede tempo da investire personalmente nella comprensione e nell’analisi dello strumento. Tutto tempo che vi ritroverete straguadagnato strada facendo. Garantito.

La cosa più saggia da fare è scaricarsi dal web alcuni CRM disponibili o prenderne visione e metterci le mani in qualche modo. Alcuni di loro sono gratuiti, altri hanno delle versioni demo, altri invece v’inviteranno avere una demo presso la sede dell’azienda che lo produce oppure che lo assiste.

Chiedete refernze ai fornitori, parlate o visitate chi già lo usa.

Fate tutti gli esperimenti che ritenete opportuni ricordandovi questi punti funzionali fondamentali.

• Primo controllate come possono essere inseriti i potenziali clienti all’interno del CRM. Questo significa, ad esempio, che il CRM deve darmi la possibilità di inserire in automatico i clienti o potenziali clienti che compileranno le vostre richieste sul web o dalla vostra mailing-list.
• Controllate se è facile per un operatore telefonico o fieristico inserire i primi dati.
• Controllate se i dati che ritenete opportuno inserire siano possibilmente poi variabili da parte vostra (in gergo si chiamano campi), secondo il lavoro che fate, al mercato a cui vi rivolgete (mi riferisco al fatto che quando inizierete, riterrete opportuno inserire certi campi. Poi alla lunga, vi accorgerete che dovete cambiarli o adeguarli).
• Verificate se è possibile inserire dei database che magari intendete acquistare per fare poi delle azione di marketing specifiche per quel target di clienti o potenziali clienti.
• Controllate come sono organizzate le schede clienti. Una volta che avete inserito i dati del vostro cliente, sicuramente il sistema CRM vi chiederà di qualificarlo in qualche modo. Questo significa che dovrete mettere tutti dati che magari, in un primo tempo, non è stato possibile avere. È una fase molto importante perché la qualifica, se fatta bene, sarà il vostro patrimonio aziendale. Un cliente ben qualificato è un cliente che può essere servito al meglio. Nella parte di qualifica, cercate di capire se il sistema vi permette di aggiungere altri campi che inizialmente non avevate considerato ma che possono risultare buoni per successive analisi.
• Valutate come il CRM vi permette di gestire trattative. Questo significa che deve dare la possibilità di capire a che punto è una trattativa, se essa è stata persa oppure vinta. Le cose interessanti vengono, per esempio, dall’individuare perché la trattativa è stata persa per poi tarare meglio le proprie iniziative e ridurre il numero di opportunità che non si sono concluse in maniera positiva.
• Verificate anche se il CRM vi da la possibilità di avere dei report ho delle visualizzazioni che in un sol colpo ti permettono di identificare qual è la situazione del vostro business in quel momento.
• Per ultimo, controllate se vi permette di gestire delle azioni automatiche (ad esempio invio mail) o dei remind.

Punto 3 – Fate team

Il CRM distrugge lo status quo. Sicuramente vi troverete a fronteggiare resistenze da parte dell’azienda perché un nuovo strumento richiede sempre tempo e sforzi per essere capito e usato.

È indicato coinvolgere nelle fasi più importanti sia il team di marketing sia il team di vendita. Essi saranno quelli che dovranno utilizzare CRM in maniera importante e attiva.

Avere loro a bordo sin dall’inizio significa che il CRM sarà tagliato su misura e non vedranno la cosa come qualcosa che cade dall’alto.

Non solo, qualsiasi sacrificio extra sarà capito e compreso, perché essendo le persone coinvolte ne apprezzeranno il senso e il valore.

Per chiudere. Trovate una buona agenzia che vi supporti
Il mio consiglio è di farvi affiancare da un’agenzia di consulenza che vi supporti, nella fase di briefing, nella fase di sviluppo del progetto, nella fase di installazione e verifica che il progetto sviluppato sia quello sia ci si aspetta.

In più, che durante lo sviluppo e l’installazione coinvolga i vari team e faccia capire l’importanza dello strumento, parlando un linguaggio chiaro e comprensibile e facendo in modo che capisca le vostre necessità e dinamiche (costringete il consulente a girare con i vostri commerciali o a coinvolgersi nell’elaborazione di una campagna di marketing o una fiera!).

Dopo la prima fase di partenza e di rodaggio, sicuramente emergeranno altri aspetti che sarà utile correggere o adattare. E anche qui l’agenzia dovrà supportarvi. Prevedete quindi un’estensione del supporto sin da subito.

In più, ogni tanto sarà conveniente fare un check-up del sistema per vedere se sta funzionando bene e se l’azienda sta sfruttando al massimo. Tutti sforzi che comunque, saranno ampiamente ripagati.

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