Quando l’azienda cresce, si butta in nuovi mercati o vuole migliorare le attuali performance, giunge il momento di cominciare a valutare il coinvolgimento di professionisti esterni specializzati che possono aiutare la nostra azienda nell’ottenere nuovi obiettivi.
Professionisti che usualmente sono agenzie o freelance come agenzie creative, di comunicazione, agenzie web, di traduzioni, di PR, di formazione oppure per eventi fieristici.
Preferisco però chiamarli partner, perché solo se coinvolti interamente nelle nostre dinamiche aziendali, possono dare il meglio di se.
La ricerca
Ho lavorato con dei partner fantastici che ho trovato principalmente in tre modi. Tramite un altro partner con cui lavoravo o che conoscevo, tramite colleghi che erano nel mio stesso settore o con una ricerca sul web.
La fase di ricerca può essere lunga (nessuna fretta!) e dipende molto dal tipo di aspettative che abbiamo in mente.
Prima di cominciare la ricerca, conviene mettere su carta l’obiettivo minimo che ci prefiggiamo di ottenere. Questo aiuta a dare una dimensione e a linearizzare la nostra aspettativa. Anche se lo schema è inizialmente basico, non preoccupiamoci. Esso si arricchirà poi, mano a mano, lavorando sul progetto.
Preparare l’incontro
Un aspetto importante è quello di fornire al potenziale partner tutte le informazioni sulla nostra azienda e qual è lo scopo della nostra ricerca.
Sarà opportuno preparare un piccolo documento di briefing, dove riassumiamo chi siamo, cosa facciamo, qual è la nostra posizione nel mercato, quali sono i nostri prodotti o servizi, come siamo strutturati, come comunichiamo all’esterno e chi sono i nostri competitor.
La ricchezza del dettaglio varierà secondo chi stiamo scegliendo. Queste informazioni saranno però molto utili all’agenzia o al professionista, perché gli permetterà di tagliare un’offerta iniziale su misura della nostra azienda e delle nostre richieste.
Anche se può sembrare scontato, nelle vostre richieste chiedete se hanno avuto esperienza con aziende simili (o assimilabili) alla vostra, in modo da poter valutare quello che hanno fatto e come lo hanno fatto.
Se siete incaricati di cercare il partner per introdurlo poi allo staff aziendale per l’effettiva presentazione della proposta, un altro consiglio è quello di fare una mini riunione prima dell’incontro principale, per chiarire dubbi, vedere se la direzione intrapresa è giusta ed evitare problemi durante il pitching ufficiale.
Quanti?
Eccetto casi particolari, fate in modo di avere colloqui con più di due professionisti o agenzie, in modo da poter confrontare le varie proposte e capire quali sono i punti differenzianti.
Dopo il primo giro di colloqui con i potenziali partner, che chiarirà il modo in cui intendono aiutarvi, il mio suggerimento è di fissarne un altro, in modo da poter approfondire in maniera più efficace quei punti che vi sono sembrati più importanti o che sono emersi durante la prima fase e che non avevate valutato in precedenza.
Se le modalità lo permettono, mettete in pista anche una piccola prova, in modo da poter controllare la qualità ma anche capire come l’agenzia si relaziona durante lo svolgimento di progetti.
Questo è un altro aspetto molto importante perché spesso molte cose si scoprono dopo che si è iniziato a lavorare in maniera effettiva con l’agenzia. Uno di questi, fondamentale, è il rapporto tra il loro e il vostro personale operativo.
Un altro aspetto da chiarire è quello del compenso. Questo può essere fatto quotando il progetto intero (ad esempio un supporto su un lancio di un sito web) o con un fee mensile, concordato in base ai progetti che vi aspettate di fare in quel periodo (anche qui, per esempio, con un agenzia creativa che dovrà supportarvi su campagne e lanci di prodotto nei mesi successivi).
Il fee consente un lavoro più tranquillo ad ambedue, perché è possibile una gestione facilitata nel budget della vostra azienda e assicura un compenso stabile al partner.
In ambo i casi, conviene fissare dei punti di controllo sui compensi magari ogni tre mesi, per vedere se si è in linea con quanto programmato e con il nostro budget.
Perché partner?
Il coinvolgimento di un professionista o un’agenzia esterna è un aspetto molto importante nella vita della vostra azienda e bisogna trarne il massimo del valore.
Per questo, il mio consiglio è di trattare l’agenzia o il professionista come un partner, un elemento vivo dell’azienda e non un fornitore esterno.
Come si fa?
Coinvolgendoli nelle riunioni strategiche, con una pianificazione di meeting regolari, introducendoli ad altri partner che utilizzate (per esempio agenzia PR e creativa, in modo da fasarsi sui messaggi).
In questo modo il partner sarà sempre aggiornato su quello che succede nella vostra azienda e lo trasferirà nelle sue attività progettuali, tenendo conto di tutti gli elementi, evitando di risultare come un elemento alieno o che fatica a inserirsi nelle nostre dinamiche.
L’investimento di entrambi sarà quello di dedicarsi del tempo per conoscersi meglio. Questo però frutterà sul lungo periodo, quando si ottimizzeranno i tempi dei briefing e si gestiranno in maniera veloce e precisa cambi in corsa, campagne promozionali o attività non pianificate ma necessarie per adeguare nuove strategie di mercato.
Chiedete poi di essere a vostra volta coinvolti nei processi creativi o di pianificazione, ma lasciate campo libero alla loro professionalità, per portare quell’elemento di novità necessario alla vostra azienda.
In questo modo riuscirete a valutare se avete fatto la scelta giusta e, soprattutto, darete modo e tempo al partner di capirvi e di creare le proposte su misura delle vostre richieste.
Vittorio Neri
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